Technische Veränderungen bringen auch neue Möglichkeiten des Reklamationsmanagements und Beschwerdemanagements mit sich.
Was früher der Beschwerdebrief war, ist heute die E-Mail. Elektronische Nachrichten vereinfachen, sparen Kosten und sind effizienter.
Bei falscher Anwendung besteht ein Risiko. Das Credo lautet: Auch mit einer kurzen E-Mail, die Kundenerwartungen erfüllen.
Nicht nur der Kunde profitiert von einer schnelleren Möglichkeit Kontakt auf zu nehmen, sondern auch die Unternehmen. Lassen wir Papierkosten außen vor, können E-Mails schneller bearbeitet werden und brauchen in ihrer Erstellung deutlich weniger Zeit.
Daher schaffen Sie die Möglichkeit einer elektronischen Kontaktaufnahme. Sei es durch ein interaktives Online-Formular oder einen gezielten Hinweis zur elektronischen Kontaktaufnahme.
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Trotz einer kürzeren E-Mail, die Kundenerwartungen erfüllen
Was sich beim Kunden nicht verändert hat und sich auch in absehbarer Zeit nicht verändern wird, ist das Bedürfnis, als Individuum wahrgenommen zu werden. Dies schließt auch die Kundenbetreuung per E-Mail mit ein.
Individualisieren Sie eine Antwort soweit wie möglich. Zunächst führen Sie eine automatische Empfangsbestätigung ein und sichern eine schnelle Bearbeitung zu. Durch diesen Vorgang verbessern Unternehmen die Kundenzufriedenheit.
Es mag einfacher erscheinen, schnell auf den Button „Antworten“ zu klicken, doch nehmen es Kunden als positiv wahr, wenn Sie eine neue E-Mail verfassen. Dadurch können Sie trotz einer kürzeren E-Mail, die Kundenerwartungen erfüllen. Die Erwartung der individuellen Betreuung und des Versuches Beschwerden zu entschärfen werden erfüllt.
Einfachheit vor Komplexität in Kundenbeziehungen
E-Mails sind nicht nur zwangloser, sondern werden auch so wahrgenommen. Unterlassen Sie das Anhängen von ellenlangen Erklärungen, Richtlinien etc. Fassen Sie sich kurz, aber lassen Sie nicht das Falsche weg.
Eine kurze und präzise Zusammenfassung des Problems verdeutlicht es nicht nur Ihnen noch einmal, sondern der Kunde fühlt sich verstanden und ernst genommen. Das Lesen am PC wird als anstrengender wahrgenommen. Schreiben Sie also nicht zu lange Texte.
Angemessen bleiben
Wenn Sie Ihre Antwort nach dem Kommunikationsmittel des Kunden richten, fühlt er sich deutlich besser behandeln.
- Brief - Brief
- E-Mail – E-Mail
- Telefon – Telefon
Bei juristischen Angelegenheiten sollten Sie dennoch von E-Mails oder einem Telefonat absehen und zum konventionellen Brief greifen. Zu Ihrer eigenen Sicherheit.
Das Beschwerdemanagement des Unternehmens profitiert von der richtigen Nutzung von E-Mails. Mit Sweet Spot erreichen Sie eine höhere Kundenzufriedenheit. Sweet Spot bietet spezielle Seminare, Workshops und Schulungen an, die auf dieses Thema spezialisiert sind.
Informationen zu den Trainings, Seminaren und Workshops speziell zum Thema Reklamationsmanagement und Beschwerdemanagement erhalten Sie unter der
Kostenfreie Servicenummer: 0800 Sweet Spot
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